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詩歌投影片如何有效的管理，看似一件小事卻常常令人頭痛，因為有時投影片夾內亂成一團，總是找不到自己要用的投影片，有時只好自行再重覆製作投影片真是浪費又耗時，因此對於使用者而言，如何方便而快速的找到需要的投影片是相當重要的，而教會負責管理投影片的同工如何在小事上忠心，成為投影片的好管家，或許就需要一點小技巧了，筆者曾經整理大量的詩歌投影片，因此提供以下方法作為參考，或許不是最好的方法卻是筆者實際做過而不錯的方法。
§步驟一§
利用Excel將資料建檔，欄位分為 編號、歌名、歌詞首句、調性(曲調)、節拍(4/4，3/4..)、出處一、出處二
| 編號： |
X-001， X-002 … X為歌名首字的筆劃，例如"全心讚美"這首詩歌的歌名第一個字是「全」，筆劃為六劃，因此編號為6-001，依此類推，
"以馬內利"這首歌「以」字為五筆劃，編號則為5-001，而"平安的君王"的「平」字也是五劃的，所以依序為5-002，此批建檔結束後可能首字為五筆劃的已經從5-001排到了5-087，則下次再有五劃首字的詩歌加入，我們就為他接續編號為5-088。
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| 歌名： |
建檔便於日後排序查詢用，稍後會再詳細說明。
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| 歌詞首句： |
許多時候在查詢投影片時並不知道詩歌出自哪一本歌本（出處），卻又記不得詩歌的歌名，我們通常不太記得歌名卻會唱這首歌，所以第一句歌詞的建檔將有助於日後快速查到我們要的投影片。對於電腦輸入慢者需要有耐心將檔案建構起來，即使有六百首歌要建檔，一天輸入二十首，一個月即可完成。
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| 調性及節拍： |
是提供查詢者即時查到的歌曲調性，例如選歌時作為參考用，或是在沒有譜時提供司琴作為和弦抓取。
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| 出處： |
即歌本名稱及首數，但是有些詩歌會收錄在二個歌本以上，例如"以馬內利" 在靈糧新韻和新歌頌揚都有出現，所以必須要有出處一、出處二，你可以固定某幾個歌本都列於出處一，某幾個歌本列於出處二，例如新歌頌揚、基督是主都建檔於出處一，而靈糧新韻、新靈糧詩選等建檔於出處二。例如"全心讚美"為新歌頌揚的第256首，因此於出處一建檔為「新歌頌揚256」。
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★小技巧★
若兩首歌的歌本出處相同，可在excel中複製整個儲存格，再更改首數的方式，以增加資料建檔效率。 |
§步驟二§
利用Excel排序功能分別依照歌名、歌詞首句、出處一、出處二 排序後印出查詢表三份。(出處一、出處二可合併為一份，只要在排序時第一順位「主要鍵」選"出處一"、「次要鍵」第二排序選"出處二"即可)
 
通常在查詢投影片時大多是依照出處、歌名或歌詞首句這三種可能資訊來查詢，例如我想查「新歌頌揚」第２５６首，可以翻到以"出處"排序的頁面，很快就可以查到新歌頌揚２５６的編號為6-001，立即可從投影片夾找到它。若要查歌名為"古舊十架"這首歌，則可翻至歌名排序的列表，依筆劃排序找到五劃的歌曲列表，很快就可以找到它，並且在列表中可以馬上看到其它相關資料(調性、出處、投影片編號等)。
可能你會覺得何必如此麻煩，直接將投影片依照歌本分類放在不同資料夾就可以了，但是依筆者經驗發現許多時候查詢者並不知道歌曲出處，卻只記得歌名或歌詞首句。碰到這種情形，查詢者就必須在每本投影片夾中慢慢尋找，並且經常因為找不到需要的投影片而被迫自行製作。有些歌本會提供詩歌第一句的簡譜查詢，但是對建檔而言過於困難，所以並不建議使用，當然也可以試著做做看。(我以前沒做過，但若是願意嘗試，應該可以僅記錄簡譜數字，不要考慮節拍。亦即等於只是把簡譜，當做一組簡單的數字排列使用。)
§步驟三§
電腦建檔後在投影片上(或套子外)用標籤貼上編號，並將投影片依照編號放入資料夾，例如1-001至5-032放在第一本資料夾，6-001至9-025放在第二本資料夾，以此類推。
§步驟四§
公告投影片查詢方法。
將投影片查詢列表置於第一本投影片夾（或是另一個A4薄夾），共放置三種排序列表，分別為"依照「歌曲出處」排序"、"依照「歌名」排序"、"依照「歌詞首句」排序"。查詢者可自行選擇需要的排序表查到所需的投影片編號，再由投影片夾內取出投影片即可，使用後依編號歸還至投影夾內。
§步驟五§
日後增加新投影片的歸檔方法。
若有新的投影片可以先放在另一個獨立的資料夾，每當累積到一定的量後再做電腦歸檔動作，將新的投影片加入Excel並將排序表更新。未歸檔的新投影片則可在其「新投影片資料夾」第一頁放一張手寫表格，若有新投影片放入時則先用筆在此頁寫入基本資料(歌名、歌詞首句、調性、節拍、出處)，所以要找投影片的人在排序表找不到後只要再查閱此新投影片夾的手寫表格，即可確定教會是否曾有製作過該投影片。若查詢表內都找不到就必須製作新投影片，而此投影片用完後即放入「新投影片資料夾」，因此投影片管理僅需一陣子進行一次即可。
以上的方法看似繁雜，但是只要辛苦一次，投影片的管理就會變成相當輕鬆而簡易的事，對於使用者而言更有相當大的幫助。
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